Comment créer une signature électronique pour vos documents ?

Logiciel de signature
Parmi tous les processus qu’une transformation digitale réussie peut vous aider à optimiser, celui de la signature n’est pas toujours celui auquel on pense en premier. Pourtant, l’authentification de vos documents d’entreprise peut représenter un coût important, tant sur le plan financier que sur le plan humain. Lorsqu’il n’est pas numérisé, ce processus vous oblige en effet à vous déplacer auprès de vos clients et collaborateurs, sans oublier les frais d’envois postaux : et si vous optiez pour la signature électronique ?

Étape n° 1 : identifier les bénéfices de la signature électronique

Pour bénéficier de tous les avantages d’un logiciel de signature électronique, il est d’abord essentiel de les identifier avec précision. Qu’est-ce que votre entreprise gagnera en adoptant ce type d’outil ? Tout d’abord, votre logiciel vous dispensera de tous les déplacements et envois postaux liés à l’authentification de vos documents. Il vous permettra en effet d’adresser toutes vos propositions directement à leurs signataires, à partir de l’ensemble de vos supports informatiques (ordinateurs, tablettes et mobiles). Entièrement sécurisé, votre outil de signature numérique vous propose un service conforme aux règlementations en vigueur pour que l’authentification de vos documents bénéficie de la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Enfin, il prendra en charge l’ensemble de vos fichiers numériques, du PDF au document Word en passant par Excel.

Étape n° 2 : auditer et définir les besoins de votre organisation

Les besoins des entreprises peuvent varier en matière d’authentification de documents. Vous exercez dans un secteur d’activité où les contrats, promesses de vente et devis font partie intégrante de votre quotidien de dirigeant ? Réalisez l’audit complet de vos processus commerciaux, mais aussi de vos tâches RH. Définissez la fréquence à laquelle vous faites signer des documents, puis mesurez les frais associés : cet audit vous permettra de comparer vos coûts actuels avec celui d’un logiciel de signature électronique. Pensez également à consulter vos collaborateurs, en commençant par vos forces de vente : rencontrent-elles des difficultés lorsqu’elles doivent faire authentifier un contrat de vente ou un devis ? Vous pourrez enfin interroger vos clients les plus importants pour recueillir leurs impressions et optimiser les processus de votre entreprise.

Étape n° 3 : choisir le bon logiciel de signature numérique

Les deux premières étapes vous ont convaincu de franchir le cap ? Vous allez désormais devoir vous mettre à la recherche d’un logiciel de signature électronique adapté aux besoins de votre organisation. Celui-ci devra bénéficier de tous les agréments légaux obligatoires, destinés à protéger la validité juridique de vos documents et de vos transactions : la certification eIDAS et le respect des normes RGPD vous mettront sur la bonne voie. Pensez également à vérifier la compatibilité de votre logiciel avec les principaux outils d’édition numérique, comme Word ou Excel. Enfin, n’hésitez pas à réaliser un premier essai gratuit lorsque c’est possible, tout en impliquant les collaborateurs concernés au sein de votre entreprise !

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