Les Entreprises de Services Numériques jouent un rôle important dans l'économie numérique actuelle. Elles proposent une gamme étendue de services, allant du développement de logiciels sur mesure à la maintenance des systèmes informatiques, en passant par l'intégration de systèmes, sans oublier la sécurité informatique.
Pour mener à bien ces différentes missions, les ESN ont besoin d'une gestion efficace de leurs ressources et de leurs projets. C'est là qu'intervient le choix d’un bon logiciel ERP, tel que IOvision, pour ESN (Enterprise Resource Planning) et du prestataire qui l'accompagnera dans son déploiement et sa mise en œuvre.
Quels sont les critères de sélection d’un logiciel ERP pour ESN ?
En amont du choix d’un logiciel ERP pour ESN, il est important de comprendre vos besoins spécifiques. Les ESN se distinguent par leur mode opératoire basé sur des projets et la gestion de consultants affectés à ces missions. Cela implique une gestion précise des ressources humaines, des projets et des budgets.
La gestion des ressources humaines
Un logiciel ERP pour ESN doit permettre une bonne gestion des ressources humaines. Cela inclut notamment :
Gestion des compétences
Votre ERP doit avoir la capacité de gérer les compétences de vos consultants de manière détaillée. Cela comprend la définition des compétences, l'évaluation des niveaux de compétence, ainsi que l'association des compétences aux projets pertinents.
Affectation aux missions
L'ERP doit faciliter l'affectation des consultants aux missions selon leurs compétences, leur disponibilité et les besoins spécifiques de chaque projet. Il doit vous permettre de visualiser clairement les affectations et les disponibilités pour pouvoir réaliser une planification optimale.
Suivi des temps passés
Votre ERP doit offrir des fonctionnalités de suivi précis du temps passé par les consultants sur chaque mission. Parmi ces fonctionnalités, on retrouve la saisie des temps, le calcul des heures travaillées, et la génération de rapports d'activité pour chaque consultant et projet.
Gestion de projet
La gestion de projet est une activité centrale dans le contexte des ESN. Ainsi, l'ERP que vous allez choisir doit fournir des outils pour :
Planification des projets
L'ERP doit permettre une planification détaillée des projets sur lesquels vous travaillez, incluant la définition des étapes, des ressources humaines et matérielles nécessaires, des délais et des budgets associés à chaque projet.
Suivi et reporting
Assurez-vous que l’ERP fournisse des fonctionnalités de suivi en temps réel de l'avancement des projets. On doit y trouver la gestion des tâches, le suivi des échéances, la gestion des risques et des problèmes, ainsi que la génération de rapports d'activité et de performance.
Intégration des spécificités des missions
Les missions dans une ESN peuvent avoir des caractéristiques uniques, il faut donc que l'ERP soit capable de s'adapter à ces spécificités. Par exemple, en permettant la gestion des phases de facturation par étapes ou des engagements de résultats spécifiques.
Gestion financière
En termes de gestion financière, certaines fonctionnalités sont incontournables pour simplifier le travail des responsables financiers :
Gestion des budgets
L'ERP doit permettre la définition et la gestion des budgets de chaque projet, en intégrant les coûts prévus, les ressources allouées et les dépenses réelles.
Facturation client
Il doit également faciliter la facturation client, en générant des factures conformes aux termes des contrats, en intégrant les données de temps passé sur chaque mission d’un projet et les frais associés à chaque projet.
Gestion des coûts
L'ERP doit vous proposer une visibilité complète sur les coûts de chaque projet, en incluant les coûts directs (salaires des consultants, frais de déplacement, etc.) et les coûts indirects (coûts administratifs, frais généraux, etc.).
Analyse des marges
Une analyse détaillée des marges par projet doit être incluse. Elle doit être présentée par client, voire par type de mission. Cela vous aide à identifier les projets rentables et à optimiser la rentabilité globale de votre entreprise.
Gestion de la relation client
Une bonne gestion de vos relations client est essentielle pour maintenir la confiance et l’entente entre chaque partie. Un ERP doit donc inclure des fonctionnalités CRM pour
Suivi des interactions
L’ERP doit être capable de suivre toutes les interactions avec vos clients, que ce soit par téléphone, email, réunions, etc. Cela comprend la gestion des demandes clients, des réclamations, des demandes de devis, etc.
Gestion des contrats
L’outil doit faciliter la gestion des contrats avec les clients, depuis la négociation jusqu'à la signature et le suivi des termes contractuels.
Opportunités commerciales
Enfin, votre ERP doit aider à gérer les opportunités commerciales en identifiant les prospects, en suivant les cycles de vente, et en fournissant des outils pour la conversion des prospects en nouveaux clients.
Adaptabilité et évolutivité
Un critère important dans le choix d'un logiciel ERP pour ESN est son adaptabilité et son évolutivité. En effet, l’ERP doit pouvoir s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise, tant en termes de taille que de complexité.
Flexibilité fonctionnelle
Veillez à ce que l’ERP propose des modules et des fonctionnalités adaptés aux besoins métier des ESN, tout en permettant des configurations personnalisées selon les spécificités de chaque entreprise.
Évolutivité technologique
L'ERP doit être basé sur une architecture flexible et évolutive, capable de supporter la croissance de votre entreprise et l'intégration de nouvelles fonctionnalités ou technologies à l’avenir. C’est une manière d’anticiper vos futurs besoins.
Support et accompagnement
Le fournisseur de votre futur ERP doit vous offrir un support technique et des services d'accompagnement pour la mise en œuvre, la formation des utilisateurs, et l'évolution continue de la solution en fonction de vos besoins.
Comment choisir le prestataire de votre logiciel ERP pour ESN ?
Tout aussi important que le choix de l’ERP lui-même, celui du prestataire doit être considéré avec attention pour vous assurer une intégration sans problème de votre futur outil.
Les éditeurs de logiciel ERP
Les éditeurs disposent d’une expertise sectorielle. Un éditeur spécialisé dans les ERP pour les ESN a généralement une connaissance approfondie de votre secteur d’activité. Cette compréhension des spécificités des ESN garantit que le logiciel répondra à vos besoins métier.
Vérifiez en amont la réputation de l'éditeur sur le marché. Choisissez un éditeur ayant une expérience solide dans le développement et la maintenance d'ERP adaptés aux besoins des ESN.
Assurez-vous que la solution ERP proposée par cet éditeur est évolutive et peut s'adapter à la croissance et aux changements de votre entreprise sur le long terme.
Renseignez-vous également sur le niveau de support technique offert par cet éditeur, ainsi que sur la fréquence des mises à jour et des améliorations qu’il apporte à l’ERP.
L’intégrateur de l’ERP
Choisissez un intégrateur ERP expérimenté et fiable, avec une connaissance approfondie des processus métier des ESN. Un intégrateur qui a, de préférence, déjà travaillé avec des entreprises similaires. Il sera mieux équipé pour comprendre vos besoins spécifiques.
Un bon intégrateur doit pouvoir personnaliser le logiciel ERP, pour répondre aux besoins particuliers de votre ESN. Assurez-vous qu'il comprend bien vos workflows, vos processus ainsi que vos exigences fonctionnelles.
L'intégration d'un ERP implique souvent des changements importants dans les processus de travail. Vous devriez donc choisir un intégrateur qui offre un accompagnement dans la gestion du changement, notamment la formation des utilisateurs et le support pendant la phase de transition.
Si possible, demandez des références et des retours d'expérience d'autres clients ayant travaillé avec cet intégrateur. Cela vous permettra d'évaluer son expertise, son efficacité dans la mise en œuvre et la satisfaction globale de ses clients.
Support et formation
Vérifiez que le prestataire de l’ERP propose un support réactif en cas de problèmes techniques ou fonctionnels. Un support efficace est essentiel pour minimiser les interruptions d'activité et assurer la continuité des opérations.
Le prestataire doit proposer des formations adaptées à vos équipes. Ces formations doivent couvrir non seulement l'utilisation de base de l’outil, mais aussi les fonctionnalités spécifiques liées à vos processus métier.
N’hésitez pas à demander au prestataire une documentation complète, des guides d'utilisation et des ressources en ligne pour faciliter l'apprentissage et l'utilisation autonome de l'ERP par vos équipes.
La gestion d’affaires avec un ERP pour ESN
La gestion d'affaires est d’une importance particulière pour les ESN qui travaillent dans un environnement dynamique et concurrentiel. Ainsi, un logiciel ERP pour ESN doit intégrer des fonctionnalités spécifiques liées à la gestion d'affaires pour optimiser la rentabilité, la performance et la satisfaction client.
Gestion des contrats et des projets
Un ERP pour ESN doit être performant sur la gestion complète des contrats avec les clients, depuis la proposition commerciale jusqu'à la facturation et le suivi des paiements. De même, la gestion de projets intégrée doit vous aider à planifier les ressources, suivre les coûts et les délais, et garantir la qualité des livrables.
Suivi des performances
Un module de reporting et de tableaux de bord dans l'ERP permet de suivre, en temps réel, les indicateurs de performance clés liés aux affaires, comme la marge bénéficiaire, le taux d'utilisation des ressources, la satisfaction client, etc.
Gestion des ressources
L'ERP doit faciliter la gestion des ressources humaines et matérielles, en attribuant les bons profils aux projets, en gérant les compétences et les disponibilités, et en optimisant l'allocation des ressources pour optimiser la rentabilité des affaires.
Collaboration interne
L’ERP doit favoriser la collaboration entre les différents services impliqués dans la gestion d'affaires (ventes, projets, finances), en centralisant les données et en automatisant les processus de communication et de partage d’informations.