Actuellement, l'univers de la numérisation est de plus en plus répandu, tant au niveau personnel que professionnel : le shopping est remplacé par le e-commerce, le courrier par l'e-mail, les livres par les e-books... Le développement du numérique conduit ainsi à la dématérialisation de plusieurs pratiques, et les factures sont liées à la règle. Sur le plan pratique, écologique et économique, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Dans le cadre de ces aspects positifs, cette dématérialisation des factures conteste à une obligation légale dans laquelle toutes les entreprises sont concernées. Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ? Comment la mettre en place ? Et quels sont ses avantages ?
Dématérialisation des factures : Qu'est-ce que c'est ?
Généralement, la dématérialisation des factures comporte deux types, dont la facture électronique et la facture numérique. En effet, les différents procédés de dématérialisation des factures n'ont pas les mêmes caractéristiques et la même valeur juridique. Pour la facture numérisée, il s'agit de la forme la plus primitive de dématérialisation. Elle consiste à numériser une facture papier afin de pouvoir l'envoyer ou la sauvegarder au format numérique. Elle permet également de faciliter l'accès du personnel aux factures internes de l'entreprise et de simplifier le temps d'envoi. La facture numérique offre donc un certain avantage organisationnel mais elle n'atténue pas autant les démarches de sauvegarde des factures. Par conséquent, la facture papier doit impérativement être utilisée en parallèle de la facture numérique. En revanche, la facture électronique est une forme de dématérialisation des plus réussies. Elle permet la numérisation complète du processus de facturation (de la création à l'archivage et à l'envoi). Les étapes de la facturation électronique sont assurément dématérialisées. Afin d'assurer la valeur légale des factures, chacun doit pouvoir garantir : l'intégrité du contenu, l'authenticité de l'émetteur et la lisibilité du document. C'est grâce à ce principe que la facture est considérée comme une facture électronique. Pour trouver plus de détails sur la dématérialisation des factures, veuillez cliquer ici.
Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?
Afin de mettre en place la dématérialisation des factures, il faut suivre certaines règles. Il existe une loi qui détermine les étapes à suivre pour émettre et conserver la facture électronique. Pour l'émission de la facture, plusieurs méthodes sont possibles : utiliser l'Echange de Données Informatisé ou EDI pour l'envoi des factures, utiliser la signature électronique, utiliser les autres solutions technologiques permettant de rassembler les documents essentiels en termes de Piste d'Audit Fiable. En ce qui concerne la sauvegarde des preuves, les factures électroniques doivent être conservées sur l'ordinateur pendant une période de 3 ans. Et dans le cas des factures avec signature électronique, cette sauvegarde des documents originaux serait d'une durée de 6 ans. De plus, pour les factures EDI, les données doivent être conservées pendant 6 ans. En termes de format, plusieurs choix sont possibles (scan, PDF, EDI, etc.), mais il est beaucoup plus souhaitable de laisser vos fournisseurs décider afin qu'ils puissent s'inscrire dans cette démarche. Ainsi, leur adhésion est essentielle.
Il est également essentiel d'associer vos fournisseurs ainsi que vos collaborateurs à un projet réussi. Cette étape vous permet de vous lancer complètement dans la dématérialisation des factures. Pour cela, il faut : déterminer que les fournisseurs sont compatibles avec son système de facture électronique, établir des démarches pour accompagner ses fournisseurs, communiquer rationnellement avec ses clients, et faire appel à un consultant externe. Ainsi, la facture électronique permet d'optimiser la gestion d’entreprise et de sécuriser ses opérations bancaires. Les documents administratifs sont gérés et visualisés de manière très efficace, puisqu'ils sont regroupés sur un même support. Ainsi, l'entreprise aura un accès instantané à l'historique des paiements, une mise en place rapide d'une piste d'audit fiable, et une bonne visibilité des opérations bancaires.
Dématérialisation des factures : Les avantages !
La dématérialisation des factures présente plusieurs avantages pour les entreprises. Notamment, la lecture des factures fournisseurs sera automatique grâce à un logiciel de gestion. Quel que soit le format des factures (OCR, RAD ou LAD), l'entreprise peut parfaitement opter pour un système de traitement automatique et introduire les données dans son système comptable. Avec le système EDI, l'entreprise bénéficiera de la dématérialisation de l'ensemble de la procédure de paiement, de la transmission des factures au processus de paiement. De plus, l'entreprise aura une forte croissance de la productivité des opérateurs de saisie dans la comptabilité, permettant de réduire les coûts de transaction entre entité (allouer les ressources humaines et limiter l'augmentation de la masse salariale).