Comment utiliser l’agenda partagé ?

agenda partagé

Pour organiser de manière optimale son quotidien, l’agenda fait partie des outils de base. Il vous faudra un agenda dans lequel tous vos rendez-vous importants devront être notés. Pour le cas de l’agenda partagé, il permet de visualiser d’un coup l’endroit et le moment de chaque rendez-vous de tout le monde. Il permet alors de centraliser tous les rendez-vous. Peu importe la version de l’organisateur en ligne que vous choisirez, il vous sera toujours d’une grande aide dans un milieu professionnel que dans un milieu personnel. La vie de votre famille ou de votre entreprise pourra être simplifiée avec la version électronique d’agenda partagé. Cet outil vous offre de nombreux avantages.

Utiliser un agenda partagé pour une efficacité organisationnelle

L’agenda partagé permet aux membres de votre famille ou de votre entreprise d’accéder à l’agenda de chacun en ligne. En temps réel, il est mis à jour et chacun pourra organiser son temps de travail selon le planning des autres collaborateurs.

Pour une entreprise, l’agenda partagé se présente comme un outil de management. Toute entreprise devra alors apprendre à l’utiliser. L’agenda partagé permet un gain de productivité et de temps. Vous n’aurez plus besoin de consulter la personne ou d’effectuer de multiples envois de mails pour connaitre sa disponibilité. Sur l’agenda des collaborateurs, vous pourrez caler des réunions qui seront en parfaite harmonie avec leurs plannings. En votre absence, un rendez-vous peut être pris par votre assistante pour vous. Il n’y aura pas alors de risque de doublon ou d’erreur. En ayant à disposition immédiate des informations relatives au rendez-vous, un collaborateur pourra prendre votre relais.

Si vous êtes amené à vous déplacer régulièrement, vous aurez toujours accès en permanence à l’agenda partagé qui est actualisé en temps réel. Vous n’aurez besoin que d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur muni d’une connexion internet. En tant que chef d’entreprise, le planning de vos salariés ainsi que la vision globale de l’activité de l’entreprise pourront être visualisés sur l’agenda partagé. Pour d’autres informations supplémentaires concernant l’utilisation d’un organiseur en ligne, suivez ce lien.

Le fonctionnement d’un agenda partagé

Un agenda partagé est doté d’un mot de passe afin de sécuriser son accès. Les collaborateurs sont les seules personnes qui peuvent accéder aux informations présentes sur l’agenda en ligne. Ils peuvent soit consulter le contenu de l’agenda, soit saisir des rendez-vous ou des évènements.

En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter ou supprimer des personnes qui ont accès à l’agenda partagé. Vous pouvez aussi gérer les droits d’accès. Selon plusieurs critères, la mise en ligne des informations présentes dans l’agenda partagé peut être réalisée. Parmi ces critères, vous pouvez citer les dates, la durée, la nature de l’évènement (professionnel ou privé), la disponibilité (libre, occupé ou absent), la périodicité de l’évènement et son importance.

Vous pouvez accéder à l’agenda partagé depuis un terminal disposant d’une connexion internet. Vous pouvez sauvegarder les plannings vers des agendas qui se trouvent sur votre ordinateur et peuvent être importés sous différents formats pour pouvoir les imprimer.

Comment choisir un agenda partagé ?

Si vous utilisez des logiciels d’agenda sur votre ordinateur, vous pouvez transférer les données vers les solutions d’agenda partagé en ligne. Par contre, il vous faudra vérifier que le logiciel que vous utilisez est compatible avec l’agenda partagé, sinon un système qui fonctionne en mode ASP sera plus adapté.

En fonction de vos besoins en mobilité, il vous faudra aussi vérifier la compatibilité de l’agenda partagé avec un téléphone GPRS, un pocket PC ou vers les Palm. Si vous n’avez pas besoin d’ordinateur serveur pour faire fonctionner votre agenda partagé, il ne vous suffit que d’installer le logiciel de partage sur tous les terminaux puis de réaliser une synchronisation entre eux à partir du logiciel de messagerie.

Dans le cas où vous aurez besoin d’un ordinateur serveur, des compétences en réseaux informatiques seront nécessaires. Pour effectuer l’installation, il vous faudra alors faire appel à des professionnels du domaine. Avec l’agenda partagé, vous pourrez bénéficier de nombreuses possibilités et options. Des e-mails pourront être envoyés automatiquement, vous signalant les suppressions, les modifications ou les ajouts qui ont eu lieu. Les évènements récurrents pourront aussi être planifiés de manière automatique.

Comment utiliser un agenda partagé ?

Pour utiliser un agenda partagé, vous aurez besoin d’avoir un identifiant et un mot de passe. À partir de ces informations, vous pouvez vous connecter à l’agenda partagé en ligne. Ensuite, il vous faudra synchroniser l’agenda sur votre ordinateur avec l’agenda partagé.

En fonction de vos besoins et de vos attentes, vous pouvez créer des agendas différents. Pour le cas d’un agenda par thématique par exemple, une couleur sera associée à chaque thématique. Cela rendra la visualisation de l’agenda partagé plus facile.

Plusieurs fonctionnalités sont très pratiques sur un agenda partagé. Parmi celles-ci, vous pouvez citer la date et l’heure, la récurrence de l’évènement, le lieu, les notifications ou les notes.

 

 

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